Wartungsverträge
Ein Wartungsvertrag bildet einen wiederkehrenden Vertrag mit einem Dienstleister ab, z.B. für Heizungswartung, Rauchmelderprüfung oder Schornsteinfeger. Optional können Sie ein Wartungsintervall hinterlegen, damit das System automatisch den nächsten Termin berechnet.
Wartungsvertrag erstellen
- Navigieren Sie zu Wartung & Aufträge in der Seitenleiste
- Klicken Sie oben rechts auf „Wartungsvertrag"
- Füllen Sie das Formular aus
- Klicken Sie auf „Wartungsvertrag erstellen"
📷 Screenshot: Formular zum Erstellen eines Wartungsvertrags mit den Bereichen Vertragsdaten, Zuordnung, Dienstleister, Laufzeit & Turnus und Notizen
Vertragsdaten
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Titel | Ja | Bezeichnung des Vertrags (z.B. „Heizungswartung Gaskessel") |
| Beschreibung | Nein | Ausführlichere Beschreibung der Wartungsleistung |
| Vertragsnummer | Nein | Vertragsnummer des Dienstleisters |
| Status | Nein | Aktiv (Standard), Pausiert oder Gekündigt |
Zuordnung
Jeder Vertrag muss einer Immobilie oder einer Mieteinheit zugeordnet werden. Wählen Sie über die Optionsfelder aus, ob die Zuordnung auf Immobilien- oder Mieteinheitsebene erfolgen soll.
Verwenden Sie die Zuordnung zur Immobilie, wenn die Wartung das gesamte Gebäude betrifft (z.B. Heizungsanlage, Aufzug). Wählen Sie eine Mieteinheit, wenn die Wartung nur eine bestimmte Einheit betrifft (z.B. Rauchmelder in einer Wohnung).
Dienstleister
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Firmenname | Nein | Name des beauftragten Unternehmens |
| Telefon | Nein | Telefonnummer des Dienstleisters |
| Nein | E-Mail-Adresse des Dienstleisters |
Laufzeit & Turnus
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Vertragsbeginn | Nein | Startdatum des Vertrags |
| Vertragsende | Nein | Enddatum des Vertrags |
| Wartungsintervall | Nein | Turnus der Wartung (siehe Tabelle unten) |
| Letzte Durchführung | Nein | Datum der letzten durchgeführten Wartung |
| Kosten | Nein | Kosten pro Wartungsintervall in Euro |
Verfügbare Intervalle
| Intervall | Beschreibung | Berechnung |
|---|---|---|
| Monatlich | Jeden Monat | Letzte Durchführung + 1 Monat |
| Vierteljährlich | Alle 3 Monate | Letzte Durchführung + 3 Monate |
| Halbjährlich | Alle 6 Monate | Letzte Durchführung + 6 Monate |
| Jährlich | Einmal pro Jahr | Letzte Durchführung + 1 Jahr |
| Kein Turnus | Keine automatische Berechnung | Kein nächster Termin |
Nächster Termin berechnen
Das System berechnet den nächsten Wartungstermin automatisch:
- Ist eine letzte Durchführung hinterlegt, wird das Intervall darauf addiert
- Ist keine letzte Durchführung vorhanden, wird der Vertragsbeginn als Ausgangspunkt verwendet
- Ist weder Durchführung noch Vertragsbeginn hinterlegt, wird kein Termin berechnet
Der nächste Termin wird auch in der Seitenleiste des Bearbeitungsformulars angezeigt.
Status-Badges
Basierend auf dem nächsten Wartungstermin zeigt das System farbige Badges:
| Badge | Farbe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Überfällig | Rot | Der Wartungstermin ist bereits überschritten |
| Bald fällig | Gelb | Der Wartungstermin liegt innerhalb der nächsten 7 Tage |
| OK | Grün | Der Wartungstermin liegt noch in der Zukunft |
| Kein Turnus | Grau | Kein Wartungsintervall hinterlegt |
Vertragsstatus
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Aktiv | Der Vertrag läuft und Termine werden berechnet |
| Pausiert | Der Vertrag ist vorübergehend ausgesetzt |
| Gekündigt | Der Vertrag wurde beendet |
Wartungsvertrag bearbeiten
- Klicken Sie in der Übersicht auf den gewünschten Vertrag, um die Details aufzuklappen
- Klicken Sie auf „Bearbeiten"
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern"
Wartungsvertrag löschen
- Klappen Sie den gewünschten Vertrag auf
- Klicken Sie auf „Löschen"
- Bestätigen Sie die Löschung im Dialog
Beim Löschen eines Wartungsvertrags bleiben die zugehörigen Aufträge erhalten. Der Vertragsverweis in den Aufträgen wird jedoch entfernt.