Aufträge
Ein Auftrag bildet eine einzelne Handwerkerleistung ab, z.B. eine Reparatur, Renovierung oder eine durchgeführte Wartung. Aufträge können eigenständig sein oder mit einem Wartungsvertrag verknüpft werden.
Auftrag erstellen
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- Klicken Sie auf „Auftrag erstellen"
📷 Screenshot: Formular zum Erstellen eines Auftrags mit den Bereichen Auftragsdaten, Wartungsvertrag, Zuordnung, Dienstleister, Termine & Kosten und Notizen
Auftragsdaten
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Titel | Ja | Bezeichnung des Auftrags (z.B. „Wasserhahn Küche reparieren") |
| Beschreibung | Nein | Ausführliche Beschreibung der Arbeiten |
| Status | Nein | Auftragsstatus (Standard: Offen) |
| Priorität | Nein | Dringlichkeit des Auftrags (Standard: Normal) |
Wartungsvertrag verknüpfen
Optional können Sie den Auftrag mit einem bestehenden Wartungsvertrag verknüpfen. Wählen Sie dazu im Dropdown einen Vertrag aus.
Beim Auswählen eines Vertrags werden automatisch die Kontaktdaten des Dienstleisters und die Zuordnung (Immobilie/Mieteinheit) aus dem Vertrag übernommen. Sie können diese Werte anschließend anpassen.
Sie können auch direkt aus einem Wartungsvertrag heraus einen Auftrag erstellen. Klappen Sie dazu den Vertrag in der Übersicht auf und klicken Sie auf „Auftrag aus Vertrag erstellen". Die Daten werden dann automatisch vorausgefüllt.
Zuordnung
Jeder Auftrag muss einer Immobilie oder einer Mieteinheit zugeordnet werden. Ist ein Wartungsvertrag verknüpft, wird die Zuordnung vom Vertrag übernommen.
Dienstleister
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Firmenname | Nein | Name des beauftragten Unternehmens |
| Telefon | Nein | Telefonnummer |
| Nein | E-Mail-Adresse |
Termine & Kosten
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Auftragserteilung | Nein | Datum der Beauftragung |
| Geplanter Termin | Nein | Datum, an dem die Arbeiten durchgeführt werden sollen |
| Abschlussdatum | Nein | Datum der tatsächlichen Fertigstellung |
| Kosten | Nein | Gesamtkosten des Auftrags in Euro |
Auftragsstatus
Aufträge durchlaufen einen typischen Lebenszyklus:
| Status | Farbe | Beschreibung |
|---|---|---|
| Offen | Blau | Auftrag ist angelegt, aber noch nicht terminiert |
| Geplant | Indigo | Ein Termin wurde festgelegt |
| In Arbeit | Gelb | Die Arbeiten laufen |
| Abgeschlossen | Grün | Die Arbeiten sind erledigt |
| Storniert | Grau | Der Auftrag wurde abgesagt |
Status ändern
Es gibt zwei Wege, den Status zu ändern:
- Schnellaktion in der Übersicht: Klappen Sie den Auftrag auf und nutzen Sie die Status-Buttons (z.B. „Abschließen", „Stornieren")
- Im Bearbeitungsformular: Öffnen Sie den Auftrag zum Bearbeiten und ändern Sie das Status-Dropdown
Wenn ein Auftrag, der mit einem Wartungsvertrag verknüpft ist, auf „Abgeschlossen" gesetzt wird, aktualisiert das System automatisch das letzte Durchführungsdatum im Vertrag und berechnet den nächsten Wartungstermin neu.
Prioritäten
| Priorität | Farbe | Verwendung |
|---|---|---|
| Niedrig | Grau | Kann warten, keine Eile |
| Normal | Blau | Standardpriorität |
| Hoch | Gelb | Sollte zeitnah erledigt werden |
| Dringend | Rot | Sofortiges Handeln erforderlich (z.B. Wasserrohrbruch) |
Auftrag bearbeiten
- Klappen Sie den Auftrag in der Übersicht auf
- Klicken Sie auf „Bearbeiten"
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern"
Auftrag löschen
- Klappen Sie den Auftrag auf
- Klicken Sie auf „Löschen"
- Bestätigen Sie die Löschung im Dialog
Das Löschen eines Auftrags kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn der Auftrag als Nachweis für eine Wartungsdurchführung dient, geht diese Dokumentation verloren.