Durchführung eintragen
Wenn eine Wartung durchgeführt wurde, können Sie dies direkt aus der Übersicht heraus eintragen. Das System erstellt dabei automatisch einen Auftragseintrag als Nachweis und berechnet den nächsten Wartungstermin neu.
Durchführung eintragen
- Navigieren Sie zu Wartung & Aufträge im Tab „Wartungsverträge"
- Klappen Sie den gewünschten Vertrag auf
- Klicken Sie auf „Durchführung eintragen"
- Es öffnet sich ein Dialogfenster
📷 Screenshot: Dialogfenster „Durchführung eintragen" mit Datumsfeld und Anmerkungsfeld
Felder im Dialogfenster
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Datum der Durchführung | Nein | Datum, an dem die Wartung stattfand (Voreinstellung: heute) |
| Anmerkungen | Nein | Optionale Notizen, z.B. „Filter gewechselt, keine Mängel festgestellt" |
- Klicken Sie auf „Speichern"
Was passiert beim Speichern?
Wenn Sie eine Durchführung eintragen, geschehen automatisch drei Dinge:
- Auftrag wird erstellt: Ein neuer Auftrag mit Status „Abgeschlossen" wird angelegt und dem Wartungsvertrag zugeordnet. So entsteht eine lückenlose Dokumentation aller Wartungen.
- Letztes Durchführungsdatum wird aktualisiert: Das Datum der letzten Durchführung im Vertrag wird auf das eingegebene Datum gesetzt.
- Nächster Termin wird berechnet: Basierend auf dem neuen Durchführungsdatum und dem Wartungsintervall berechnet das System den nächsten Fälligkeitstermin.
Alle eingetragenen Durchführungen finden Sie im Tab „Aufträge". Dort können Sie nachträglich Details ergänzen, z.B. Kosten anpassen oder Dokumente wie Wartungsprotokolle und Rechnungen anhängen.
Beispiel
Sie haben einen Wartungsvertrag „Heizungswartung" mit dem Intervall Jährlich:
| Schritt | Ergebnis |
|---|---|
| Letzte Durchführung war am 15.01.2025 | Nächster Termin: 15.01.2026 |
| Sie tragen eine Durchführung am 20.01.2026 ein | Es wird ein Auftrag „Heizungswartung - 20.01.2026" erstellt |
| Nächster Termin wird auf 20.01.2027 gesetzt | |
| Sie tragen die nächste Durchführung am 10.01.2027 ein | Es wird ein weiterer Auftrag erstellt |
| Nächster Termin wird auf 10.01.2028 gesetzt |
Auftragshistorie einsehen
Alle Durchführungen werden als Aufträge gespeichert. So sehen Sie die gesamte Wartungshistorie:
- Wechseln Sie zum Tab „Aufträge"
- In der Tabelle sehen Sie alle Aufträge, auch die automatisch erstellten
- Klappen Sie einen Auftrag auf, um Details wie Datum, Anmerkungen und verknüpften Vertrag einzusehen
Automatisch erstellte Aufträge erkennen Sie am Titel, der den Vertragsnamen und das Durchführungsdatum enthält (z.B. „Heizungswartung - 20.01.2026").
Sie können auch manuell Aufträge zu einem Wartungsvertrag anlegen, z.B. wenn eine ungeplante Reparatur im Rahmen des Vertrags anfällt. Wählen Sie dazu beim Erstellen eines Auftrags den entsprechenden Vertrag aus.