Anlegen & Verwalten

Neue Kaution anlegen

1. Navigieren Sie zu Kautionen unter Sonstiges in der Seitenleiste
2. Klicken Sie auf "Neue Kaution" (oben rechts)
3. Füllen Sie das Formular aus
4. Klicken Sie auf "Kaution anlegen"

📷 Screenshot: Formular zum Anlegen einer Kaution mit den Bereichen Mietverhältnis, Kautionsdetails, typ-abhängige Felder und Zahlungseingang

Mietverhältnis zuordnen

Jede Kaution wird einem aktiven Mietverhältnis zugeordnet. Pro Mietverhältnis kann nur eine Kaution existieren. Wählen Sie das Mietverhältnis per Klick auf die entsprechende Karte aus.

📷 Screenshot: Auswahl des Mietverhältnisses als Kartenliste mit Immobilie, Mieteinheit und Mietername

Tipp

Es werden nur aktive Mietverhältnisse angezeigt, denen noch keine Kaution zugeordnet ist.

Kautionsdetails

Feld	Pflicht	Beschreibung
Kautionstyp	Ja	Art der Kaution (Barkaution, Bankbürgschaft, etc.)
Kautionsbetrag	Ja	Vereinbarter Betrag in Euro
Fälligkeitsdatum	Nein	Datum, bis wann die Kaution geleistet werden soll

Ratenzahlung

Aktivieren Sie die Option "Ratenzahlung", wenn die Kaution in bis zu drei Raten gezahlt wird. Es erscheinen drei Eingabefelder für die einzelnen Raten.

📷 Screenshot: Aktivierte Ratenzahlung mit drei Ratenfeldern und der Summenanzeige

Feld	Beschreibung
1. Rate	Betrag der ersten Rate (fällig bei Mietbeginn)
2. Rate	Betrag der zweiten Rate
3. Rate	Betrag der dritten Rate

Die Summe der Raten wird automatisch berechnet und muss dem Kautionsbetrag entsprechen.

Tipp

Nach §551 BGB hat der Mieter das Recht, die Kaution in drei gleichen Monatsraten zu zahlen. Die erste Rate ist bei Mietbeginn fällig.

Typ-abhängige Felder

Je nach gewähltem Kautionstyp werden unterschiedliche Felder angezeigt:

Barkaution und Sparbuch:

Feld	Pflicht	Beschreibung
IBAN des Kautionskontos	Nein	IBAN des Kontos, auf dem die Kaution angelegt ist
Zinssatz	Nein	Aktueller Zinssatz des Kautionskontos

Bankbürgschaft und Kautionsversicherung:

Feld	Pflicht	Beschreibung
Institution	Nein	Name der Bank oder Versicherung
Referenznummer	Nein	Bürgschafts- oder Policennummer

Privatbürgschaft:

Feld	Pflicht	Beschreibung
Institution	Nein	Name des Bürgen
Referenznummer	Nein	Referenznummer der Bürgschaftserklärung

Zahlungseingang

Feld	Pflicht	Beschreibung
Eingegangener Betrag	Nein	Bereits erhaltener Betrag
Eingangsdatum	Nein	Datum des Zahlungseingangs

Tipp

Der Status wird beim Anlegen automatisch ermittelt. Ist kein Betrag eingegangen, wird "Vereinbart" gesetzt. Bei Teilzahlung wird "Teilweise eingegangen" gesetzt. Entspricht der eingegangene Betrag dem Kautionsbetrag, wird "Aktiv" gesetzt.

Notizen

Im Notizfeld können Sie zusätzliche Informationen hinterlegen, z.B.:

• Besondere Vereinbarungen zur Kaution
• Kontaktdaten des Bürgen oder der Bank
• Hinweise zur Rückgabe

Kaution bearbeiten

1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü bei der gewünschten Kaution
2. Wählen Sie "Bearbeiten"
3. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor
4. Klicken Sie auf "Änderungen speichern"

📷 Screenshot: Bearbeitungsformular einer Kaution mit allen Feldern und dem zusätzlichen Statusfeld

Status ändern

Beim Bearbeiten steht zusätzlich das Feld Status zur Verfügung. Sie können den Status auch direkt über das Kontextmenü in der Übersicht wechseln.

Status	Wann verwenden
Vereinbart	Kaution noch nicht geleistet
Teilweise eingegangen	Erste Rate(n) eingegangen, aber noch nicht vollständig
Aktiv	Kaution vollständig eingegangen oder Bürgschaft erhalten
In Prüfung	Mietverhältnis beendet, Kaution wird geprüft
Zurückgezahlt	Kaution vollständig zurückgezahlt
Teilweise zurückgezahlt	Kaution teilweise zurückgezahlt, Rest einbehalten

Mietverhältnis ändern

Die Zuordnung des Mietverhältnisses kann auch nachträglich geändert werden. Bei einer Änderung erscheint ein Bestätigungsdialog.

📷 Screenshot: Bestätigungsdialog bei Änderung der Mietverhältnis-Zuordnung

Rückgabe und Abrechnung

Wenn das Mietverhältnis endet, setzen Sie den Status auf "In Prüfung". Danach erscheint der Bereich Rückgabe und Abrechnung mit:

Feld	Beschreibung
Rückzahlungsbetrag	Betrag, der an den Mieter zurückgezahlt wird
Rückzahlungsdatum	Datum der Rückzahlung
Einbehaltener Betrag	Betrag, der einbehalten wird (z.B. für offene Nebenkostenabrechnung)
Begründung	Begründung für den Einbehalt

📷 Screenshot: Bereich Rückgabe und Abrechnung mit Rückzahlungsbetrag, Einbehalt und Begründungsfeld

Tipp

Nach Mietende haben Sie eine Prüffrist von ca. 3-6 Monaten. In dieser Zeit können Sie offene Forderungen (z.B. ausstehende Nebenkostenabrechnung) prüfen, bevor Sie die Kaution zurückzahlen.

Kaution löschen

Kautionen können nur gelöscht werden, wenn sie den Status "Vereinbart" haben.

1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü bei der gewünschten Kaution
2. Wählen Sie "Löschen" (nur sichtbar bei Status "Vereinbart")
3. Bestätigen Sie die Löschung im Dialog

📷 Screenshot: Lösch-Bestätigungsdialog mit Warnung und Buttons Abbrechen und Endgültig löschen

Achtung

Sobald eine Kaution einen anderen Status als "Vereinbart" hat, kann sie nicht mehr gelöscht werden. Eingegangene Kautionen sind steuerlich relevant und sollten dauerhaft dokumentiert bleiben. Nutzen Sie stattdessen den Status "Zurückgezahlt" nach der Rückgabe.

Typische Abläufe

Barkaution mit Ratenzahlung

1. Kaution anlegen - Typ "Barkaution", Betrag eintragen, Ratenzahlung aktivieren
2. Erste Rate eingeht - Eingegangenen Betrag aktualisieren, Status wechselt auf "Teilweise eingegangen"
3. Alle Raten eingegangen - Betrag aktualisieren, Status auf "Aktiv" setzen
4. Mietverhältnis endet - Status auf "In Prüfung" setzen
5. Rückgabe - Rückzahlungsbetrag eintragen, ggf. Einbehalt mit Begründung, Status auf "Zurückgezahlt" oder "Teilweise zurückgezahlt"

Bankbürgschaft

1. Kaution anlegen - Typ "Bankbürgschaft", Institution und Referenznummer eintragen
2. Bürgschaftsurkunde erhalten - Status auf "Aktiv" setzen
3. Mietverhältnis endet - Bürgschaftsurkunde an die Bank zurückgeben, Status auf "Zurückgezahlt"