Nebenkostenabrechnung erstellen
Im Bereich Nebenkostenabrechnungen erstellen Sie die jährliche Betriebskostenabrechnung für Ihre Mietobjekte. Kosten erfassen, Verteilerschlüssel wählen, Verbrauchsdaten prüfen, Vorauszahlungen abgleichen und das Ergebnis pro Mieter berechnen - alles in einem geführten 7-Schritte-Wizard.
Wofür Nebenkostenabrechnungen?
Als Vermieter sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Betriebskosten jährlich abzurechnen (BGB §556). Die Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen - sonst verfallen Nachzahlungsansprüche.
MietConnect unterstützt Sie dabei mit:
- Automatischer Import von Versicherungen und Wartungsverträgen als Kostenpositionen
- Verbrauchsdaten aus hinterlegten Zählerständen vorausgefüllt
- Vorauszahlungen automatisch aus gebuchten Mietzahlungen ermittelt
- HeizKV-konforme Verteilung von Heiz- und Warmwasserkosten (50-70% Verbrauch, 30-50% Fläche)
- Gradtagszahlen (VDI 2067) für anteilige Heizkosten bei Mieterwechsel
- Warmwasser-Formel (HeizKV §9) für Verbundanlagen
- Leerstandskosten korrekt dem Vermieter zugeordnet (BGH VIII ZR 159/05)
- Fristüberwachung mit Warnungen bei ablaufender 12-Monats-Frist
- PDF-Export als Gesamtabrechnung und pro Mieter
Übersichtsseite
Die Übersichtsseite zeigt alle Ihre Nebenkostenabrechnungen in einer Tabelle. Per Klick auf eine Zeile öffnet sich rechts eine Detailansicht mit den wichtigsten Informationen.
Tabelle
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Immobilie | Adresse des Mietobjekts |
| Zeitraum | Abrechnungszeitraum (z.B. 01.01.2025 - 31.12.2025) |
| Status | Entwurf, Berechnet oder Abgeschlossen |
| Ergebnis | Gesamtergebnis (Nachzahlung oder Guthaben) |
| Zahlungsfrist | Früheste gesetzte Zahlungsfrist (bei abgeschlossenen Abrechnungen) |
Seitenleiste
Die Seitenleiste zeigt nach Klick auf eine Abrechnung:
- Status und Zeitraum der Abrechnung
- Erstellungsdatum und Abschlussdatum (falls abgeschlossen)
- Gesamtkosten und Gesamtergebnis
- Mieteinheiten der Abrechnung
- Ergebnis pro Mieter (Nachzahlung oder Guthaben)
- Aktionen: Ansehen/Bearbeiten und Duplizieren
Fristenwarnungen
Oberhalb der Tabelle erscheinen automatisch Warnungen, wenn eine Abrechnung ihre gesetzliche Frist erreicht:
| Warnung | Bedeutung |
|---|---|
| Gelbe Warnung | Die 12-Monats-Frist läuft in weniger als 3 Monaten ab |
| Rote Warnung | Die Frist ist bereits abgelaufen - Nachzahlungsansprüche sind verfallen |
Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (BGB §556 Abs. 3). Nach Ablauf dieser Frist können Sie keine Nachzahlungen mehr verlangen. Guthaben des Mieters müssen Sie dennoch erstatten.
Status
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Entwurf | Abrechnung wird bearbeitet. Kosten, Schlüssel und Verbrauchsdaten können geändert werden. |
| Berechnet | Berechnung wurde durchgeführt. Ergebnisse pro Einheit liegen vor. Änderungen an Kosten setzen den Status zurück auf Entwurf. |
| Abgeschlossen | Abrechnung ist finalisiert und kann nicht mehr geändert werden. PDF-Export ist verfügbar. |
Neue Abrechnung erstellen
- Navigieren Sie zu Nebenkostenabrechnungen unter Finanzen in der Seitenleiste
- Klicken Sie auf "Neue Abrechnung"
- Wählen Sie die Immobilie und den Abrechnungszeitraum
- Klicken Sie auf "Abrechnung erstellen"
Die Abrechnung wird als Entwurf angelegt und Sie werden direkt zum 7-Schritte-Wizard weitergeleitet.
Der Standard-Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr (01.01. - 31.12.). Sie können aber auch abweichende Zeiträume verwenden, wenn Ihr Mietvertrag das vorsieht.
Abrechnung duplizieren
Sie können eine abgeschlossene Abrechnung für das Folgejahr duplizieren. Dabei werden alle Kostenpositionen und Verteilungsschlüssel übernommen - nur die Beträge müssen neu eingetragen werden. Zählerstände und Vorauszahlungen werden nicht kopiert, da diese sich jährlich ändern.
- Öffnen Sie die Übersichtsseite
- Klicken Sie auf die gewünschte Abrechnung
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf "Duplizieren für [Jahr]"
Falls der Abrechnungszeitraum des Folgejahres noch nicht abgeschlossen ist, erscheint eine Warnung. Sie können die Abrechnung trotzdem anlegen.
Auch Entwürfe können dupliziert werden. So können Sie eine begonnene Abrechnung als Vorlage für ein weiteres Objekt nutzen.
Abrechnung löschen
Entwürfe können direkt aus der Seitenleiste gelöscht werden. Abgeschlossene Abrechnungen löschen Sie über die Detailansicht.
- Öffnen Sie die Abrechnung
- Scrollen Sie zum Bereich "Abrechnung löschen"
- Aktivieren Sie die Bestätigung und klicken Sie auf "Endgültig löschen"
Beim Löschen prüft MietConnect, ob bereits Zahlungseinträge mit Bankbewegungen verknüpft sind. Falls ja, wird das Löschen verhindert, um keine Buchungszuordnungen zu zerstören.
Das Löschen einer Abrechnung kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle zugehörigen Berechnungen, Einheiten-Zuordnungen und offene Zahlungseinträge werden ebenfalls entfernt.
Gesetzliche Grundlagen
MietConnect berücksichtigt die folgenden gesetzlichen Regelungen:
| Regelung | Inhalt |
|---|---|
| BGB §556 | Pflicht zur jährlichen Abrechnung, 12-Monats-Frist |
| BetrKV | 16 umlagefähige Kostenkategorien, Abgrenzung zu nicht umlagefähigen Kosten |
| HeizKV | Verbrauchsabhängige Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten (50-70% Verbrauch) |
| HeizKV §7 | Mindestens 70% Verbrauchsanteil bei Gebäuden ohne Wärmedämmung (Baujahr vor 1977) |
| HeizKV §9 | Warmwasser-Formel für Verbundanlagen: Q = 2,5 x V x (t - 10) |
| HeizKV §12 | Kürzungsrecht: 15% Kürzung bei fehlender Verbrauchsabrechnung |
| BGH VIII ZR 159/05 | Leerstandskosten trägt der Vermieter |
Voraussetzungen
Für eine vollständige Abrechnung sollten folgende Daten in MietConnect hinterlegt sein:
- Mieteinheiten mit korrekter Fläche (m²) und Personenzahl
- Zähler und Zählerstände für verbrauchsabhängige Kosten
- Mietverhältnisse mit Nebenkosten-Vorauszahlung
- Mietzahlungen für den Abrechnungszeitraum
- Versicherungen und Wartungsverträge (optional, für Auto-Import)
- Heizungstyp in den Immobilien-Einstellungen (für HeizKV-Berechnung)