Export, Versand und Abschluss
Abrechnung abschließen
Wenn alle Kosten korrekt sind und die Berechnung stimmt, können Sie die Abrechnung finalisieren.
- Wechseln Sie zu Schritt 7 (Export) im Wizard
- Klicken Sie auf "Abrechnung abschließen"
- Bestätigen Sie im Dialog
Zahlungsfrist setzen
Beim Abschließen können Sie pro Mieter eine Zahlungsfrist festlegen (Standard: 30 Tage ab heute). Die Frist wird in der Mieterabrechnung und im postalischen Anschreiben angezeigt und kann auch nach dem Abschluss noch angepasst werden.
Was passiert beim Abschließen?
- Der Status wechselt auf Abgeschlossen
- Kosten, Schlüssel und Ergebnisse werden eingefroren
- Keine Änderungen oder Neuberechnungen mehr möglich
- Pro Mieter wird automatisch ein Zahlungseintrag in der Zahlungsübersicht erstellt:
- NK-Nachzahlung bei positivem Ergebnis (Mieter schuldet Betrag)
- NK-Erstattung bei negativem Ergebnis (Guthaben für den Mieter)
- Die Abrechnung wird in der Übersicht als "Abgeschlossen" angezeigt
- E-Mail-Versand und postalisches Anschreiben werden freigeschaltet
Das Abschließen kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfen Sie alle Werte sorgfältig, bevor Sie die Abrechnung finalisieren.
Checkliste vor dem Abschließen
- Alle Kostenpositionen sind vollständig eingetragen
- Verteilerschlüssel sind korrekt gewählt (HeizKV beachten)
- Verbrauchsdaten sind plausibel
- Vorauszahlungen stimmen mit den gebuchten Zahlungen überein
- Berechnung wurde durchgeführt und Ergebnisse geprüft
- Keine offenen Warnungen (oder bewusst akzeptiert)
PDF-Export
MietConnect erzeugt zwei Arten von PDFs:
Gesamtabrechnung
Die Gesamtabrechnung enthält eine Übersicht über alle Kosten und Ergebnisse für alle Mieteinheiten. Sie ist für Ihre eigenen Unterlagen gedacht.
Inhalt:
| Abschnitt | Beschreibung |
|---|---|
| Kopfbereich | Titel, Abrechnungszeitraum |
| Mietobjekt | Adresse, Zeitraum, Status |
| Kostenübersicht | Alle Kostenpositionen mit Kategorie, Bezeichnung, Schlüssel und Betrag |
| Ergebnis pro Einheit | Tabelle mit Einheit, Mieter, Fläche, Anteil, Vorauszahlung und Ergebnis |
| Notizen | Falls vorhanden |
Mieterabrechnung
Pro Mieteinheit kann eine individuelle Abrechnung erstellt werden. Diese ist zum Versenden an den Mieter gedacht und enthält nur die für den jeweiligen Mieter relevanten Daten.
Inhalt:
| Abschnitt | Beschreibung |
|---|---|
| Kopfbereich | Titel, Abrechnungszeitraum |
| Mieter und Objekt | Mietername, Mieteinheit, Adresse, Vermieter |
| Kostenübersicht | Jede Kostenposition mit Gesamtbetrag und dem persönlichen Anteil des Mieters |
| Vorauszahlungen | Summe der geleisteten Vorauszahlungen |
| Ergebnis | Nachzahlung, Guthaben oder Ausgeglichen - gross und farbig hervorgehoben |
| Zahlungshinweis | Bei Nachzahlung: Zahlungsfrist (30 Tage). Bei Guthaben: Erstattungshinweis. |
PDFs herunterladen
Die PDF-Buttons finden Sie an zwei Stellen:
- Wizard Schritt 7 - nach Berechnung oder Abschluss
- Detailansicht - über die Aktionsmenüs pro Mieter
| Button | Beschreibung |
|---|---|
| Gesamtabrechnung (PDF) | Lädt die vollständige Übersicht herunter |
| Mieterabrechnung (PDF) | Lädt die individuelle Abrechnung für den jeweiligen Mieter herunter. Pro Mieter einzeln verfügbar. |
Sie können PDFs bereits im Status "Berechnet" herunterladen, um die Abrechnung vor dem Abschluss zu prüfen. So können Sie Fehler korrigieren, bevor die Abrechnung finalisiert wird.
E-Mail-Versand
Nach dem Abschluss können Sie die Mieterabrechnung direkt per E-Mail an den Mieter senden.
E-Mail senden
- Öffnen Sie die Detailansicht der abgeschlossenen Abrechnung
- Klicken Sie beim jeweiligen Mieter auf "E-Mail"
- Prüfen und bearbeiten Sie:
- Empfänger - E-Mail-Adresse des Mieters (vorausgefüllt)
- CC - Optionale Kopie-Adresse
- Betreff - Vorausgefüllt mit Abrechnungszeitraum
- Nachrichtentext - Vorausgefüllt mit Ergebnis und Zahlungsfrist
- Klicken Sie auf "Senden"
Die Mieterabrechnung wird automatisch als PDF-Anhang beigefügt.
Versandhistorie
Jeder E-Mail-Versand wird protokolliert. In der Detailansicht sehen Sie pro Mieter eine chronologische Liste aller Sendungen mit:
- Datum und Uhrzeit
- Empfänger und CC-Adresse
- Betreff
So können Sie jederzeit nachvollziehen, wann und an wen die Abrechnung verschickt wurde.
Postalisches Anschreiben
Für den Versand per Post können Sie ein Anschreiben nach DIN 5008 generieren.
Anschreiben erstellen
- Öffnen Sie die Detailansicht der abgeschlossenen Abrechnung
- Klicken Sie beim jeweiligen Mieter auf "Brief"
- Prüfen Sie die vorausgefüllten Felder:
- Absender - Name, Adresse, Telefon, E-Mail
- Empfänger - Name und Adresse des Mieters
- Betreffzeile - Vorausgefüllt mit Abrechnungszeitraum
- Brieftext - Enthält automatisch Informationen zum Ergebnis und zur Zahlungsfrist
- Grußformel und Unterschrift - Frei editierbar
- Nutzen Sie die Vorschau, um das Layout zu prüfen
- Klicken Sie auf "PDF erstellen", um das Anschreiben herunterzuladen
Formatierung
Das Anschreiben wird nach DIN 5008 formatiert:
- Falzmarken für korrektes Falten (bei 105 mm und 210 mm)
- Fensterumschlag-Positionierung - Empfängeradresse im Sichtfeld
- Seitenränder - 25 mm oben, unten, links und rechts
- Geschäftsbrief-Layout mit Absenderzeile über der Empfängeradresse
Änderungen am Brieftext werden pro Mieter gespeichert und sind beim nächsten Öffnen wieder verfügbar.
Detailansicht
Nach dem Abschließen oder aus der Übersichtsseite heraus können Sie die Detailansicht öffnen. Sie ist als Splitview aufgebaut:
- Links (2/3) - Abrechnungsdaten: Kopfbereich mit Status, Kostenübersicht, Ergebnistabelle, Notizen
- Rechts (1/3) - Interaktive Seitenleiste: Klicken Sie auf eine Kostenposition oder einen Mieter, um Details zu sehen
Kostendetails
Klicken Sie auf eine Kostenposition, um in der Seitenleiste die Verteilung auf die einzelnen Mieter zu sehen - inklusive Verteilungsschlüssel und jeweiligem Anteil.
Mieterdetails und Aktionen
Klicken Sie auf einen Mieter in der Ergebnistabelle, um in der Seitenleiste zu sehen:
- Kostenaufschlüsselung pro Position
- Verbrauchsdaten (falls vorhanden)
- Gutschriften (falls vorhanden)
- Zahlungsfrist (editierbar per Datumsfeld)
Pro Mieter stehen folgende Aktionen als Dropdown-Menü zur Verfügung:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Individuelle Mieterabrechnung herunterladen | |
| Abrechnung per E-Mail mit PDF-Anhang senden | |
| Brief | Postalisches Anschreiben nach DIN 5008 erstellen |
Löschen
Am Ende der Detailansicht finden Sie den Bereich "Abrechnung löschen". Vor dem Löschen müssen Sie die Bestätigung aktivieren. Falls bereits Zahlungseinträge mit Bankbewegungen verknüpft sind, wird das Löschen verhindert.
Typischer Ablauf
- Abrechnung erstellen - Immobilie und Zeitraum wählen
- Kosten erfassen - Manuell eingeben oder aus Versicherungen/Wartung importieren
- Schlüssel wählen - Verteilungsschlüssel pro Kostenposition festlegen
- Verbrauch prüfen - Zählerstände kontrollieren
- Vorauszahlungen prüfen - Automatisch ermittelte Beträge kontrollieren
- Berechnung durchführen - Ergebnisse pro Mieter prüfen
- PDFs prüfen - Gesamtabrechnung und Mieterabrechnungen herunterladen und kontrollieren
- Abrechnung abschließen - Zahlungsfrist setzen und finalisieren
- Versenden - Per E-Mail, postalischem Anschreiben oder PDF-Download an die Mieter übergeben
- Zahlungen verfolgen - Nachzahlungen und Erstattungen in der Zahlungsübersicht im Blick behalten
Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Planen Sie genug Zeit ein, um die Abrechnung zu erstellen, zu prüfen und zu versenden.
Nach dem Abschluss erscheinen die Nachzahlungen und Erstattungen automatisch in der Zahlungsübersicht und können dort mit eingehenden Bankbewegungen abgeglichen werden.