Der 7-Schritte-Wizard
Die Nebenkostenabrechnung wird in einem geführten 7-Schritte-Wizard erstellt. Sie können jederzeit zwischen den Schritten wechseln - Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert.
Aufbau des Wizards
Der Wizard ist als Splitview aufgebaut:
- Links (2/3) - Hauptbereich mit den Eingabefeldern des aktuellen Schritts
- Rechts (1/3) - Hilfebereich mit Erklärungen zum aktuellen Schritt
Die Navigation erfolgt über die nummerierten Schritte oben oder die Buttons "Zurück" und "Weiter" unten. Ein manueller "Speichern"-Button steht jederzeit zur Verfügung, obwohl die Daten auch beim Schrittwechsel automatisch gespeichert werden.
Schritt 1: Zeitraum und Immobilie
Der erste Schritt zeigt eine Übersicht über die Abrechnung:
- Abrechnungszeitraum - Start- und Enddatum
- Immobilie - Adresse des Mietobjekts
- Mieteinheiten - Tabelle aller Einheiten mit Name, Mieter, Fläche (m²) und Personenzahl
- Heizungsdaten - Heizungstyp, Baujahr, Warmwassertemperatur und beheizte Gesamtfläche
Heizungsdaten (HeizKV)
Die Heizungsinformationen werden aus den Immobilien-Einstellungen übernommen und sind relevant für die korrekte HeizKV-Berechnung:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Heizungstyp | Verbundanlage, getrennte Anlagen, Fernwärme oder keine zentrale Heizung |
| Baujahr | Relevant für die Mindest-Verbrauchsquote (HeizKV §7) |
| Warmwassertemperatur | Wird für die Warmwasser-Formel benötigt (Standard: 60 °C) |
| Beheizte Gesamtfläche | Gesamte beheizte Nutzfläche des Gebäudes |
Falls der Heizungstyp nicht hinterlegt ist, erscheint ein Hinweis mit einem Link zu den Immobilien-Einstellungen.
Prüfen Sie, ob die Flächen und Personenzahlen der Mieteinheiten korrekt sind. Diese Werte werden für die Kostenverteilung verwendet. Änderungen können Sie direkt in der jeweiligen Mieteinheit vornehmen.
Schritt 2: Kosten erfassen
Hier tragen Sie alle umlagefähigen Betriebskosten für den Abrechnungszeitraum ein.
Kostenposition hinzufügen
Klicken Sie auf "Kostenposition hinzufügen", um eine neue Zeile anzulegen. Pro Position geben Sie ein:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kategorie | BetrKV-Kategorie (z.B. Grundsteuer, Heizkosten, Versicherung) |
| Bezeichnung | Freitext zur genaueren Beschreibung |
| Betrag | Jahresbetrag in Euro |
Kosten importieren
Klicken Sie auf "Aus Versicherungen / Wartung importieren", um bereits in MietConnect hinterlegte Daten zu übernehmen:
- Versicherungen - Jahresprämie wird anteilig auf den Abrechnungszeitraum berechnet
- Wartungsverträge - Jährliche Kosten werden anteilig übernommen
Importierte Positionen sind mit einem Badge gekennzeichnet und können nachträglich bearbeitet oder entfernt werden.
Pflegen Sie Ihre Versicherungen und Wartungsverträge in MietConnect, um beim Import Zeit zu sparen. Die Beträge werden automatisch auf den Abrechnungszeitraum umgerechnet.
Verfügbare Kostenkategorien (BetrKV)
| Kategorie | Beschreibung |
|---|---|
| Grundsteuer | Öffentliche Abgabe auf Grundbesitz |
| Wasserversorgung / Entwässerung | Frischwasser, Abwasser, Niederschlagswasser |
| Heizkosten | Brennstoff, Lieferung, Wartung der Heizanlage |
| Warmwasserversorgung | Kosten der zentralen Warmwasserbereitung |
| Aufzug | Betrieb und Wartung des Aufzugs |
| Straßenreinigung | Öffentliche Straßenreinigung und Winterdienst |
| Müllabfuhr | Abfallentsorgung |
| Beleuchtung | Strom für Gemeinschaftsflächen (Treppenhaus, Keller, Hof) |
| Gartenpflege | Pflege von Grünanlagen |
| Schornsteinreinigung | Kehr- und Messgebühren |
| Versicherung | Sach- und Haftpflichtversicherung des Gebäudes |
| Hauswart | Kosten für Hausmeisterdienste |
| Gemeinschaftsantenne / Kabel | Kabelanschluss, Antennenanlage |
| Waschküche | Gemeinschaftliche Waschmaschinen |
| Allgemeinstrom | Strom für Gemeinschaftsflächen |
| Sonstige | Weitere umlagefähige Betriebskosten |
Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen sind keine umlagefähigen Betriebskosten (BetrKV §1 Abs. 2). Wenn Sie solche Kosten eingeben, zeigt MietConnect eine Warnung an.
Schritt 3: Verbrauchsdaten
Hier werden die Zählerstände für den Abrechnungszeitraum angezeigt und geprüft. Die Werte werden automatisch aus dem System geladen. Dieser Schritt gliedert sich in vier Bereiche.
Gebäudezähler
Alle Zähler, die auf Gebäudeebene angelegt sind. Die Spalte "Zugeordnet" zeigt, welche Zähler bereits einer Mieteinheit zugewiesen wurden.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Zählerart | Art des Zählers (Strom, Wasser kalt, Wasser warm, Heizung usw.) |
| Beschreibung | Freitextbeschreibung des Zählers (z.B. "Hauptwasserzähler, Gebäude, kalt") |
| Zählernummer | Identifikationsnummer des Zählers |
| Zugeordnet | Name der Mieteinheit, falls der Zähler zugewiesen wurde |
| Anfangsstand | Zählerstand zum Beginn des Abrechnungszeitraums |
| Endstand | Zählerstand zum Ende des Abrechnungszeitraums |
| Verbrauch | Differenz (Endstand - Anfangsstand) |
MietConnect sucht automatisch die nächstliegende Ablesung zum Start- und Enddatum des Abrechnungszeitraums.
Virtuelle Zähler
Nicht jede Mieteinheit hat für jeden Verbrauchstyp einen eigenen Zähler. Mit virtuellen Zählern können Sie fehlende Verbrauchswerte aus der Differenz vorhandener Zähler berechnen.
Typisches Beispiel: Ein Gebäude hat einen Kaltwasserzähler am Boiler-Eingang (40 m³) und einen Warmwasserzähler im Obergeschoss (26 m³). Der Warmwasserverbrauch im Erdgeschoss ergibt sich aus der Differenz: 40 - 26 = 14 m³.
Virtuellen Zähler erstellen
- Klicken Sie auf "+ Virtuellen Zähler erstellen"
- Geben Sie eine Bezeichnung ein (z.B. "Warmwasser Erdgeschoss")
- Wählen Sie den Zählertyp (z.B. Wasser warm)
- Wählen Sie die zugeordnete Mieteinheit
- Bauen Sie die Formel auf:
- Klicken Sie "Zähler zur Formel hinzufügen"
- Der erste Eintrag ist der Basiszähler
- Ab dem zweiten Eintrag wählen Sie den Operator (+ oder -)
- Das Live-Ergebnis wird sofort unter der Formel angezeigt, inklusive der vollständigen Berechnung
- Klicken Sie auf "Erstellen", um den virtuellen Zähler in die Wohnungszähler-Tabelle zu übernehmen
Bearbeiten und Aktualisieren
Erstellte virtuelle Zähler werden eingeklappt angezeigt. Per Klick öffnen Sie die Bearbeitungsansicht. Nach Änderungen an der Formel klicken Sie auf "Aktualisieren", um die Werte in der Wohnungszähler-Tabelle zu aktualisieren.
Virtuelle Zähler werden automatisch gespeichert und sind beim nächsten Öffnen der Abrechnung weiterhin verfügbar.
Virtuelle Zähler werden bei der Berechnung wie echte Zähler behandelt und in die Verbrauchsverteilung einbezogen. Bei Mieterwechseln wird der Verbrauch proportional nach Mietdauer auf die einzelnen Mietverhältnisse verteilt.
Wohnungszähler
Pro Mieteinheit werden alle zugeordneten Zähler (echte und virtuelle) mit folgenden Werten angezeigt:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Einheit | Name der Mieteinheit |
| Zählerart | Art des Zählers - virtuelle Zähler sind mit einem "Virtuell"-Badge gekennzeichnet |
| Beschreibung | Freitextbeschreibung des Zählers |
| Zählernummer | Identifikationsnummer (bei virtuellen Zählern: "-") |
| Anfangsstand | Zählerstand zum Beginn (bei virtuellen Zählern: "-") |
| Endstand | Zählerstand zum Ende (bei virtuellen Zählern: "-") |
| Verbrauch | Berechneter Verbrauch im Abrechnungszeitraum |
Verbrauch pro Mietverhältnis
Wenn innerhalb des Abrechnungszeitraums ein Mieterwechsel stattgefunden hat, wird der Verbrauch pro Mieter und Zeitraum aufgeschlüsselt. Diese Aufschlüsselung basiert auf:
- Echte Zähler - Zwischenablesungen bei Ein- und Auszug
- Virtuelle Zähler - anteilige Verteilung nach Mietdauer (Tage)
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Einheit | Name der Mieteinheit |
| Mieter | Name des Mieters im jeweiligen Zeitraum |
| Zeitraum | Mietdauer innerhalb des Abrechnungszeitraums |
| Zählerart | Art des Zählers mit Beschreibung |
| Anfangsstand | Ablesung zu Beginn des Mietverhältnisses (bei virtuellen: "-") |
| Endstand | Ablesung zum Ende des Mietverhältnisses (bei virtuellen: "-") |
| Verbrauch | Verbrauch im jeweiligen Mietverhältnis |
Prüfen Sie die Verbrauchswerte auf Plausibilität. Ungewöhnlich hohe oder niedrige Werte können auf fehlerhafte Ablesungen hindeuten. Falls keine Zähler hinterlegt sind, können verbrauchsabhängige Kosten nicht verteilt werden.
Schritt 4: Verteilerschlüssel
Legen Sie fest, wie jede Kostenposition auf die Mieteinheiten verteilt wird.
Verfügbare Schlüssel
| Schlüssel | Verteilung nach | Typische Verwendung |
|---|---|---|
| nach Fläche (m²) | Wohnfläche der Einheit im Verhältnis zur Gesamtfläche | Grundsteuer, Versicherung, Gartenpflege |
| nach Personenzahl | Anzahl der Bewohner pro Einheit | Müllabfuhr, Wasserkosten (ohne Zähler) |
| nach Einheiten | Gleichmäßig auf alle Einheiten | Gemeinschaftsantenne, Aufzug |
| nach Verbrauch | Zählerbasiert anhand gemessener Verbräuche | Wasser (mit Zähler), Allgemeinstrom |
| HeizKV-Aufteilung | Kombination: Verbrauch + Fläche | Heizkosten, Warmwasser (gesetzlich vorgeschrieben) |
| Externe Heizkostenabrechnung | Beträge pro Mieter vom Messdienstleister | Minol, Techem, ista |
| Direktzuordnung | Direkt einer bestimmten Einheit | Kosten, die nur eine Einheit betreffen |
Externe Heizkostenabrechnung (Minol, Techem, ista)
Wenn die Heiz- und Warmwasserkosten durch einen externen Messdienstleister abgerechnet werden, wählen Sie den Schlüssel "Externe Heizkostenabrechnung". Tragen Sie die Beträge pro Mieteinheit ein, wie sie vom Dienstleister ausgewiesen wurden.
Bei diesem Schlüssel entfällt der HeizKV-Hinweis, da die HeizKV-konforme Aufteilung bereits durch den Messdienstleister erfolgt ist.
HeizKV-Aufteilung
Bei Heiz- und Warmwasserkosten, die Sie selbst verteilen, wählt MietConnect automatisch die HeizKV-Aufteilung. Damit werden die Kosten aufgeteilt in:
- Verbrauchsanteil (50-70%) - basierend auf Zählerständen
- Flächenanteil (30-50%) - basierend auf der Wohnfläche
Sie können das Verhältnis zwischen drei Optionen wählen:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| 50% / 50% | Verbrauch und Fläche zu gleichen Teilen |
| 60% / 40% | 60% nach Verbrauch, 40% nach Fläche |
| 70% / 30% | 70% nach Verbrauch, 30% nach Fläche (Standard und Empfehlung) |
Heiz- und Warmwasserkosten müssen gemäß Heizkostenverordnung anteilig nach Verbrauch verteilt werden. Wenn Sie einen anderen Schlüssel wählen (z.B. nur nach Fläche), hat der Mieter das Recht, seinen Anteil um 15% zu kürzen (HeizKV §12 - Kürzungsrecht).
Bei Gebäuden ohne Wärmedämmung (Baujahr vor 1977) muss der Verbrauchsanteil mindestens 70% betragen (HeizKV §7). MietConnect zeigt eine Warnung an, wenn dieser Wert unterschritten wird.
Warnungen
MietConnect prüft Ihre Eingaben und zeigt Warnungen an:
| Warnung | Bedeutung |
|---|---|
| HeizKV-Hinweis | Heizkosten werden nicht verbrauchsabhängig verteilt |
| Fehlende Zähler | Verbrauchsschlüssel gewählt, aber keine passenden Zähler vorhanden |
| Nicht umlagefähig | Kostenposition enthält nicht umlagefähige Kosten (Verwaltung, Reparatur) |
| Kürzungsrecht | Mieter kann 15% kürzen, wenn keine Verbrauchsabrechnung erfolgt |
| Mindest-Verbrauchsanteil | Verbrauchsanteil unter 70% bei Gebäude vor 1977 |
| Fristwarnung | Die 12-Monats-Abrechnungsfrist läuft bald ab oder ist abgelaufen |
| Fehlende Daten | Heizungstyp oder andere relevante Daten nicht hinterlegt |
Schritt 5: Vorauszahlungen
Die monatlichen Nebenkosten-Vorauszahlungen werden automatisch aus den gebuchten Mietzahlungen ermittelt.
Pro Mieteinheit wird angezeigt:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Einheit | Name der Mieteinheit |
| Mieter | Name des Mieters |
| Monatlich | Monatlicher Vorauszahlungsbetrag aus dem Mietverhältnis |
| Monate | Anzahl der bezahlten Monate im Abrechnungszeitraum |
| Gesamt | Summe aller geleisteten Vorauszahlungen |
Die Vorauszahlungen werden später vom Kostenanteil abgezogen, um Nachzahlung oder Guthaben zu berechnen.
Die Vorauszahlungen basieren auf den tatsächlich gebuchten Mietzahlungen. Stellen Sie sicher, dass alle Zahlungen für den Abrechnungszeitraum korrekt erfasst sind, bevor Sie die Berechnung durchführen.
Schritt 6: Berechnung und Ergebnis
In diesem Schritt führen Sie die eigentliche Berechnung durch und sehen die Ergebnisse pro Mieteinheit.
Berechnung durchführen
- Stellen Sie sicher, dass alle vorherigen Schritte ausgefüllt sind
- Klicken Sie auf "Jetzt berechnen" (bzw. "Neu berechnen" bei erneuter Berechnung)
- Das System verteilt die Kosten und zeigt die Ergebnisse an
Ergebnistabelle
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Einheit | Name der Mieteinheit |
| Mieter | Name des Mieters (oder "Leerstand") |
| m² | Wohnfläche |
| Anteil | Berechneter Kostenanteil des Mieters |
| Vorauszahlung | Summe der geleisteten Vorauszahlungen |
| Ergebnis | Differenz: Anteil minus Vorauszahlung |
Ergebnis-Interpretation
| Ergebnis | Farbe | Bedeutung |
|---|---|---|
| Nachzahlung | Rot | Mieter muss den Differenzbetrag nachzahlen |
| Guthaben | Grün | Mieter hat zu viel gezahlt und bekommt Geld zurück |
| Ausgeglichen | Grau | Kosten und Vorauszahlungen sind identisch |
Leerstand
Leerstehende Einheiten werden in der Tabelle grau und kursiv dargestellt. Die anteiligen Kosten für leerstehende Einheiten werden dem Vermieter zugeordnet und können nicht auf andere Mieter umgelegt werden (BGH VIII ZR 159/05).
Gradtagszahlen bei Mieterwechsel
Wenn ein Mietverhältnis nicht den gesamten Abrechnungszeitraum abdeckt (z.B. bei Einzug oder Auszug während des Jahres), werden die Heizkosten nach Gradtagszahlen (VDI 2067) aufgeteilt. Diese berücksichtigen den saisonalen Heizverbrauch - im Winter wird mehr geheizt als im Sommer.
Sie können die Berechnung beliebig oft wiederholen. Ändern Sie Kosten oder Schlüssel und klicken Sie erneut auf "Neu berechnen". Das System aktualisiert alle Ergebnisse.
Schritt 7: Abschluss und Export
Im letzten Schritt schließen Sie die Abrechnung ab, versenden die Abrechnungen und exportieren PDFs.
Notizen
Optional können Sie Notizen zur Abrechnung hinterlegen. Diese sind nur für Sie sichtbar und dienen der eigenen Dokumentation.
Abrechnung abschließen
Klicken Sie auf "Abrechnung abschließen" und bestätigen Sie im Dialog. Beim Abschluss können Sie eine Zahlungsfrist pro Mieter festlegen (Standard: 30 Tage ab heute). Danach:
- Der Status wechselt auf Abgeschlossen
- Keine Änderungen an Kosten oder Berechnungen mehr möglich
- Pro Mieter wird automatisch ein Zahlungseintrag in der Zahlungsübersicht erstellt (Nachzahlung oder Erstattung)
- PDF-Export, E-Mail-Versand und postalisches Anschreiben sind verfügbar
Die Zahlungsfrist kann auch nach dem Abschluss pro Mieter angepasst werden.
PDF-Export
Es stehen zwei PDF-Varianten zur Verfügung:
| Beschreibung | |
|---|---|
| Gesamtabrechnung | Übersicht aller Kosten, Einheiten und Ergebnisse. Für Ihre Unterlagen. |
| Mieterabrechnung | Individuelle Abrechnung pro Mieter mit deren Kostenanteil, Vorauszahlungen und Ergebnis. Zum Versenden an den Mieter. |
E-Mail-Versand
Sie können die Mieterabrechnung direkt per E-Mail an den Mieter senden:
- Klicken Sie beim jeweiligen Mieter auf "E-Mail"
- Prüfen und bearbeiten Sie Empfänger, Betreff und Nachrichtentext
- Optional: CC-Adresse hinzufügen
- Klicken Sie auf "Senden"
Die Abrechnung wird automatisch als PDF-Anhang beigefügt. Jeder Versand wird in einer Versandhistorie protokolliert - mit Datum, Empfänger und Betreff. So sehen Sie jederzeit, wann und an wen die Abrechnung verschickt wurde.
Postalisches Anschreiben
Für den Postversand können Sie ein Anschreiben nach DIN 5008 generieren:
- Klicken Sie beim jeweiligen Mieter auf "Brief"
- Prüfen Sie Absender- und Empfängeradresse
- Bearbeiten Sie bei Bedarf den Brieftext (Betreff, Anrede, Inhalt, Grußformel, Unterschrift)
- Nutzen Sie die Vorschau, um das Layout zu prüfen
- Klicken Sie auf "PDF erstellen", um das Anschreiben herunterzuladen
Das Anschreiben enthält Falzmarken und ist für Fensterumschläge positioniert. Der Brieftext enthält automatisch Informationen zum Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben) und zur Zahlungsfrist.
Änderungen am Brieftext werden pro Mieter gespeichert und sind beim nächsten Öffnen wieder verfügbar.
Das Abschließen kann nicht rückgängig gemacht werden. Stellen Sie sicher, dass alle Kosten korrekt sind und die Berechnung stimmt, bevor Sie die Abrechnung finalisieren.
Sie können die PDFs auch im Status "Berechnet" herunterladen, um die Abrechnung vorab zu prüfen. Der Abschluss ist nur für das endgültige Einfrieren der Daten notwendig.