Abschliessen & PDF-Export
Protokoll abschliessen
Wenn alle Informationen erfasst sind, können Sie das Protokoll abschliessen. Danach ist es schreibgeschützt und dient als verbindliches Dokument.
- Öffnen Sie das Protokoll in der Detailansicht
- Klicken Sie auf "Abschliessen"
- Bestätigen Sie im Dialog
Was passiert beim Abschliessen?
- Der Status wechselt von Entwurf auf Abgeschlossen
- Das Protokoll kann nicht mehr bearbeitet werden
- Unterschriften, Mängel und alle Daten werden eingefroren
- Der PDF-Export wird verfügbar
Das Abschliessen kann nicht rückgängig gemacht werden. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen vollständig und korrekt sind, bevor Sie das Protokoll abschliessen.
Checkliste vor dem Abschliessen
Prüfen Sie vor dem Abschliessen folgende Punkte:
- Alle Räume wurden bewertet (keine "Nicht geprüft"-Werte mehr)
- Zählerstände sind aktuell eingetragen
- Schlüsselanzahl stimmt (Soll = Übergeben)
- Mängel sind vollständig beschrieben und mit Fotos dokumentiert
- Beide Unterschriften sind vorhanden (Vermieter und Mieter)
- Vereinbarungen sind eingetragen (falls zutreffend)
PDF-Export
Das Protokoll kann jederzeit als PDF heruntergeladen werden - sowohl im Entwurf- als auch im Abgeschlossen-Status.
- Öffnen Sie das Protokoll in der Übersicht oder Detailansicht
- Klicken Sie auf "PDF"
- Das PDF wird generiert und automatisch heruntergeladen
Inhalt des PDFs
Das PDF enthält alle Informationen des Protokolls in druckoptimiertem Layout:
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Kopfbereich | Protokolltyp, Datum, Uhrzeit, Protokollnummer |
| Parteien | Namen von Vermieter und Mieter |
| Objekt | Immobilie und Mieteinheit mit Adresse |
| Räume | Alle Räume mit Bewertungen und Anmerkungen als Tabelle |
| Zählerstände | Zählertyp, Nummer, Stand und Einheit |
| Schlüssel | Bezeichnung, Typ, Soll- und Ist-Anzahl |
| Allgemeinzustand | Bewertung von Gesamtzustand und Sauberkeit |
| Mängel | Alle erfassten Mängel mit Schweregrad und Verantwortlichkeit |
| Vereinbarungen | Besondere Absprachen |
| Unterschriften | Digitale Unterschriften von Vermieter und Mieter |
Das PDF eignet sich zum Ausdrucken und Ablegen in der physischen Akte. Es enthält alle relevanten Informationen auf einen Blick.
Detailansicht
Die Detailansicht zeigt alle Daten des Protokolls in einer übersichtlichen, schreibgeschützten Darstellung. Sie erreichen sie über:
- Klick auf "Anzeigen" im Detailpanel der Übersichtsseite
- Klick auf "Anzeigen" in der Protokollliste des Mietverhältnisses
Die Detailansicht zeigt:
- Protokolldetails mit Status-Badge
- Alle Räume mit farbcodierten Bewertungen
- Zählerstände und Schlüssel
- Mängelliste mit Fotos (falls vorhanden)
- Unterschriften
- Notizen und Vereinbarungen
Von der Detailansicht aus können Sie:
- PDF exportieren - das Protokoll als PDF herunterladen
- Bearbeiten - zum Bearbeitungsformular wechseln (nur Entwürfe)
- Abschliessen - das Protokoll finalisieren (nur Entwürfe)
- Löschen - das Protokoll entfernen
Typische Abläufe
Einzugsprotokoll
- Vorbereitung - Räume, Zähler und Schlüssel in der Mieteinheit pflegen
- Protokoll erstellen - Typ "Einzug" wählen, Mietverhältnis auswählen
- Vor-Ort-Begehung - Räume bewerten, Zählerstände ablesen, Schlüssel übergeben
- Mängel dokumentieren - Vorhandene Mängel erfassen
- Als Entwurf speichern - Fotos später am Rechner hochladen
- Fotos hinzufügen - Protokoll bearbeiten und Mängel-Fotos hochladen
- Unterschriften - Vermieter und Mieter unterschreiben
- Abschliessen - Protokoll finalisieren
- PDF exportieren - Kopie für Vermieter und Mieter
Auszugsprotokoll
- Protokoll erstellen - Typ "Auszug" wählen, Mietverhältnis auswählen
- Einzugsprotokoll vergleichen - Zustand beim Einzug als Referenz heranziehen
- Begehung durchführen - Räume bewerten, Zählerstände ablesen
- Mängel dokumentieren - Neue Schäden seit Einzug erfassen, Schweregrad und Verantwortlichkeit festlegen
- Schlüssel einsammeln - Alle Schlüssel zurücknehmen, Anzahl prüfen
- Vereinbarungen - Absprachen zu Mängelbeseitigung oder Kautionseinbehalt festhalten
- Unterschriften und Abschluss - Unterschreiben, abschliessen, PDF exportieren
Halten Sie beim Auszug das Einzugsprotokoll bereit, um den Zustand direkt vergleichen zu können. So erkennen Sie sofort, welche Schäden während der Mietzeit entstanden sind.